Gestion commerciale : soyez en règle !

La gestion commerciale touchant à l’aspect financier des entreprises et pouvant engendrer des flux importants de capitaux, elle est bien naturellement, très encadrée. De plus, dans la mesure où les entreprises génèrent des revenus non négligeables pour l’Etat, les lois qui lui sont inhérentes délimitent un cadre stricte de pratiques et de devoirs pour les dirigeants. En 2013, l’impôt sur les sociétés représentait 70 milliards d’euros (17,8% des revenus globaux de l’Etat) et la collecte de la TVA, 195 milliards d’euros (49,6%) [Source Vie-publique.fr]. Autant dire que ces transactions sont vitales pour notre pays et donc surveillées de près. C’est pourquoi il est nécessaire que les entreprises respectent un certain nombre d’obligations dont voici les principales.

La collecte des informations

Au sein de l’entreprise, les collaborateurs garants du respect de ces règles sont, dans les plus grandes sociétés, le D.A.F. (Directeur Administratif et Financier), ou à défaut, le ou la responsable du service comptabilité. Cette personne va collecter en interne un certain nombre de données qui doivent être claires et précises afin de mener à bien sa tâche.

Cette collecte va porter sur les factures de ventes aux clients, les factures d’achats fournisseurs, les bons de commandes, les bons de livraison, le relevé des clients et des fournisseurs en attente de paiement, avec les échéances prévues.
Les choses se compliquent lorsque l’entreprise achète ou vend à l’étranger. Elle doit alors être en conformité avec certaines lois en vigueur dans des pays tiers, ce qui n’est pas toujours simple. Elle devra notamment remplir le CN 23, document de douane qui doit être joint aux colis expédiés de France métropolitaine à l’étranger, ou dans les DOM-TOM à partir d’une valeur de 205€. [Voir notre Glossaire Logistique] La notice l’accompagnant stipule d’ailleurs très clairement que « Toute déclaration fausse ou ambiguë risque d’entraîner une amende ou la saisie de l’envoi. » Comme vous le constatez, on ne badine pas avec la loi !

Cette remontée d’informations comptables doit se faire si possible en temps réel et être synthétisée dans des outils qui peuvent être multiples et donc compatibles entre eux. Sur le marché, il existe trois logiciels de comptabilité majeurs : Sage, EBP et Ciel, et il est fort conseillé de veiller à une bonne communication de vos autres outils avec ceux-ci. Cependant, ces progiciels, qui s’apparentent désormais plus à des ERP (Enterprise Resource Planning) tant leurs champs d’applications sont larges, connaissent aussi leurs limites dans certains domaines (adaptabilité aux spécificités propres à chaque entreprise, gestion du changement, évolutions possibles, vente de services ou vente en ligne…). D’ailleurs, une étude du Standish group (source PDF : http://siconcept.fr/wp-content/uploads/2015/07/Doc18-echec-des-erp.pdf) révèle que « 31% des projets [ERP] sont avortés en cours ». Autant dire que la mise en place de vos outils de gestion commerciale, en raison notamment des risques que vous encourrez en cas de manquement à vos obligations, est hautement stratégique et sera même la colonne vertébrale d’une entreprise prospère et pérenne.

Le cadre légal de la « gesco »

Dans plusieurs secteurs de votre entreprise, certains points devront faire l’objet d’une attention toute particulière. N’hésitez pas, d’ailleurs, à faire appel à un avocat spécialisé dont la caution juridique sera la garantie du respect de la loi, et de votre tranquillité d’esprit.
C’est notamment le cas pour vos CGV (Conditions Générales de Vente). Elles doivent être très complètes et englober tous les cas de figure, afin de vous prémunir de plaintes de la part de vos clients en cas d’approximation ou de litige. Depuis la mise en place de la loi Hamon (voir notre article), elles doivent également être jointes aux commandes de vos clients « sur un support durable ». C’est-à-dire qu’un simple lien vers une page web pouvant subir des modifications postérieures à la vente ne sera pas valide. Il vous faut les joindre en PDF (document non modifiable par rapport à un document Word) à la commande, même si celle-ci est effectuée par voie électronique.

De la même manière, vos CGA (Conditions Générales d’Achat) fixent les clauses qui définissent la transaction avec vos fournisseurs. Elles accompagnent généralement les bons de commande et déterminent les délais de livraison, les pénalités en cas de retard de paiement, l’autorité compétente en cas de litige, etc. Comme nous l’avons vu dans l’article précédent, la relation avec votre fournisseur doit être harmonieuse et sans nuages, afin de ne pas tarir vos approvisionnements et donc vos ventes. Bien qu’elles soient soumises à négociation, elles doivent être claires et équitables..

Maintenant que les relations avec vos clients et vos fournisseurs sont clairement établies, vous devrez délivrer des documents conformes à la loi. Du bon de commande, au bon de livraison ou à la facture, vos pièces commerciales devront être complètes et numérotées de manières incrémentées (les numéros se suivent sans « sauter » un chiffre). En cas de pièce supprimée, vous devez pouvoir produire ces documents aux autorités compétentes, notamment aux services fiscaux.

Dans le cas d’une facture, doivent y figurer :

sa date d’émission
la date de la vente
l’identité et les coordonnées de l’acheteur ou du vendeur (votre SIRET et votre RCS)
l’adresse de livraison
votre numéro individuel d’identification à la TVA (sauf si le montant est inférieur à 150€ HT)
la désignation de l’article ou de la prestation, sa quantité et son prix unitaire HT et TTC
le montant de la TVA
les majorations et remises éventuelles
la somme totale à payer HT et TTC

Si l’immatriculation de votre entreprise est en cours, faites figurer la mention « SIRET en cours d’attribution ».

En cas de non respect de ces règles, l’entreprise encoure une peine de 75.000€, ainsi qu’une amende fiscale de 15€ par mention manquante, pour chaque pièce, et ce jusqu’à 25% du montant de celle-ci.

Dans le cas du B2B, certaines informations doivent également figurer, comme la date ou le délai du règlement, le montant ou le taux des pénalités de retard en cas de non-paiement, ainsi que l’indemnité forfaitaire en cas de recouvrement.

Dans certains cas particuliers, vous devrez faire figurer les mentions suivantes :

« Membre d’une association agréée, le règlement par chèque est accepté »
« TVA non applicable, art. 293 B du CGI »
« Autoliquidation », dans le cas de la sous-traitance dans le BTP (voir l’article sur service-public.fr)
La mention de l’assurance souscrite dans le cadre de l’activité professionnelle, le nom de l’assureur ou du garant, ainsi que les domaines couverts par celle-ci

Source Service-public.fr

Voilà, vous êtes informé et prêt à affronter les turbulences de la vente, qu’elle soit en ligne ou non.
La prudence doit être de mise en la matière car les risques peuvent avoir des conséquences irrémédiables sur votre entreprise et vos emplois. En conséquence, nous ne saurions que trop vous recommander de vous rapprocher d’un juriste ou d’un avocat.

Textes de référence :

Code général des impôts, annexe 2 : articles 242 nonies et 242 nonies A : http://www.legifrance.gouv.fr/affichCode.do?idSectionTA=LEGISCTA000006179228&cidTexte=LEGITEXT000006069569

Code de commerce : article L441-3 : http://www.legifrance.gouv.fr/affichCodeArticle.do?idArticle=LEGIARTI000006232230&cidTexte=LEGITEXT000005634379

Code de commerce : articles D123-235 à R123-238 : http://www.legifrance.gouv.fr/affichCode.do?idSectionTA=LEGISCTA000006178892&cidTexte=LEGITEXT000005634379

Article 22-2 de la loi n°96-603 du 5 juillet 1996 (Mention de l’assurance professionnelle obligatoire) : http://legifrance.gouv.fr/affichTexteArticle.do?idArticle=LEGIARTI000029103760&cidTexte=LEGITEXT000005621315

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